Gugus Kendali Mutu Prodi TBI, Oki Anggara, M.Si. lakukan external benchmarking ke FITK UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta pada hari Kamis, 07 Desember 2023. Kunjungan ini dilakukan bersama dengan GKM Prodi PIAUD, Bayu Fitra Prisuna, M.Pd., Wakil Dekan Bidang Adm. Umum, Perencanaan dan Keuangan, Helva Zuraya, M.Ag., Kabag Tata Usaha, Tommy Hardiansyah, S.E., M.M., dan Tendik FTIK, Koerniyati, S.Kom.
Sekitar pukul 08.30, rombongan tiba di lokasi dan disambut oleh Hj. Ratna Eryani, S.Ag. (Kepala Bagian Tata Usaha) untuk diantar menuju ruang pertemuan. Pada saat kunjungan benchmarking, ternyata ada kunjungan dari civitas akademika UIN Sumatera Utara (fokus mereka kepada sistem layanan keuangan). Kedua rombongan berada di ruangan yang sama untuk menyimak sambutan dari FITK.
Wadek 2 FTIK IAIN Pontianak, Helva Zuraya, M.Ag. menyampaikan maksud dan tujuan kunjungan adalah ingin belajar belajar banyak dari UIN Jogja terkait beberapa hal, terutama Akreditasi prodi, Penjaminan Mutu, Laporan Kinerja, Manajemen Risiko, Pembuatan SKPI, Layanan Akademik dan Kemahasiswaan.
Dr. Zainan Arifin, S.Pd.I., M.S.I. (Wakil Dekan Bidang Adm. Umum, Perencanaan dan Keuangan), selaku Wadek 2 FITK UIN Yogyakarta menyampaikan sambutannya,
“Selamat datang, suatu kehormatan. Banyak tamu banyak rezeki. Maaf jika ada kekurangan, terutama Bu Dekan dan Pak Wadek 1 berhalangan hadir karena ada agenda kegiatan lain di Magelang dan Jakarta. Kehadiran tamu bagi kami sebagai sarana sharing. Kenapa dari IAIN Pontianak dan UINSU lain bisa benchmarking secara rombongan? Kami memohon share trik n tipsnya.
Kondisi di FITK saat ini, dana/anggaran yang ada, 80℅ masuk ke prodi secara mandiri, sehingga kinerjanya harus tinggi. Banyak kegiatan, ditambah dengan dana MBKM. FITK telah mengajukan 5 prodi untuk akreditasi Int’l. Akreditasi internasional ini ternyata fokusnya lebih ke customer atau mahasiswa, lebih ke multikulturalisme dan pendidikan inklusinya, internasionalisasi, dan berlandaskan pada semangat filosofi pendidikan. Akreditasi internasional dibuat dalam skema klaster keilmuan. Penjelasan lebih lanjut perihal akreditasi akan kami arahkan ke prodi dan dikoordinasikan oleh WD1. Kita perlu ingat bahwa nasib mahasiswa tergantung akreditasi prodi, sehingga prodi “dianak emaskan”. Lalu terkait dengan penjaminan mutu, di FITK ini ada ruang PSM F (Pengendali Sistem Mutu Fakultas) yang difungsikan untuk ruang kontrol akreditasi. Kunci akreditasi adalah di borang. Kalo borang bagus, tidak perlu AL. Manrisk (manajemen risiko) di sini juga masih dikembangkan. Di sini ada Prof. Sigit Purnama yang mengkoordinir akreditasi internasional Prodi PIAUD), beliau merupakan profesor termuda. Saya pikir, LPM juga berjuang keras mendukung prodi. Akreditasi perlu didukung oleh sarana dan pelayanan prima. Kemudian perihal layanan keuangan, perlu menghitung beban tetap. Dengan akreditasi tinggi, rekognisi dosen pun tinggi.”
Setelah Dr. Zainan Arifin, S.Pd.I., M.S.I. (Wakil Dekan Bidang Adm. Umum, Perencanaan dan Keuangan) menyampaikan sambutannya, berikutnya Prof. Dr. Sigit Purnawa, M.Pd. (Ketua Program Studi PIAUD) yang memberikan sambutan,
“Dalam akreditasi, semua unsur itu terlibat, tidak bisa menomorsatukan beberapa pihak/bagian saja. Saya pikir utamanya di administrasi akademik. Kami mengarsipkan semua manual book dalam link https://it.uin-suka.ac.id/id/dokumen yang bisa diakses secara publik. Lalu terkait dengan penjaminan mutu, di fakultas ada PSM F (penetapan oleh rektorat, diusulkan Fakultas) sebagai tangan kanan dekan. Sedangkan di prodi ada PSM P (satu perprodi, penetapan oleh dekan, diusulkan oleh prodi). Sistem pengendali mutu harus disupport melalui berbagai program, karena tidak ada tunjungan khusus yang terintegrasi dalam ortaker kampus. Punggawa penjaminan mutu menempelnya di LPM, sering ikut kegiatan khusus LPM dan prodi. Saya pikir LPM cukup idealis, harus kuat dan banyak gak disukainya. Kemudian
perihal kurikulum, data di Fakultas jika dikelola baik. Akan memudahkan kebutuhan akreditasi. Pengembangan kompetensi tendik penting juga, terutama tentang kompetensi pengelolaan data, hal ini akan memudahkan ke depannya. Kalau akreditasi internasional, semua dokumen yang dibutuhkan perlu diunggah dalam sistem pendaftaran.”
Berikutnya yaitu sesi tanya-jawab terbuka antara FITK dan FTIK.
Berikut hasil rekapitulasinya:
- Perihal Penjaminan Mutu, kondisi psikologis dan lain-lain akan keberadaan PSM F dan P, memang tidak ada anggaran khusus sebagai tunjangan, tidak masuk ke dalam struktural, saya pikir hal ini terjadi dimana-mana. Kalau kita berprestasi, baru akan dipuji di akhir. Sehingga saya pikir perlu ada revisi anggaran, dukungan psikologis yang memosisikan penjamin mutu sebagai mitra bukan pesaing. Oleh karena itu, pimpinan menjadi kunci dan LPM, harus totalitas dan kokoh supaya prodi tidak goyang. Proses budaya mutu dan bermutu itu jatuh bangun, pakai “jurus mabuk” aja.
- Perihal Akreditasi Internasional, diakomodir oleh LPM. Kurikulumnya akan dicek orientasinya, apakah mengarah internasionalisasi tidak? Dari sisi jumlah SKS, totalnya 147 setara Eropa. Sedangkan jumlah mata kuliah sedikit, tapi padat (46 SKS). Lalu CP tidak boleh banyak-banyak, OBE atau outcome based education jadi pertimbangan utama (harus dilihat peran setelah lulus di masyarakat).
- Perihal Anggaran dan Merdeka Belajar Kurikulum Merdeka, MBKM berawal dari prodi, diajukan ke fakultas, lalu dikolektifkan ke institut/kampus. Prodi memilih mata kuliah mana saja yang termasuk mata MBKM. Anggarannya “gelondongan” pakai sistem anggaran resiprokal via https://merpati.kemenag.go.id/. Prodi perlu ada program unggulan dan anggaran prodi sesuai dengan jumlah mahasiswa.
- Perihal Surat Keterangan Pendamping Ijazah (SKPI), pembuatan SKPI bekerja by systems (bisa diisi sampai sidang/ujian skripsi) karena formatnya dari kementerian. Mahasiswa bisa mengisi daftar prestasi yang ingin dicantumkan dalam SKPI, lalu prodi melakukan verifikasi daftar prestasi. Berikutnya bisa dicetak oleh admin. Tips: semua buku panduan (manual book) diunggah ke website https://it.uin-suka.ac.id/id/dokumen sehingga semua civitas akademika bisa mengakses. SKPI bisa diisi mahasiswa mulai dari tahun pertama kuliah atau semester satu (mahasiswa aktif).
Kegiatan external benchmarking selesai pukul 15.00 WIB, Saya dan rombongan dari FTIK IAIN Pontianak kembali ke Unisi Hotel Malioboro dan tiba sekitar pukul 16.00 WIB.
Secara struktur, posisi dan fungsi penjaminan mutu di FITK UIN Yogya dan FTIK IAIN Pontianak sama. Yaitu tidak terintegrasi ke dalam organisasi dan tata kerja institut, membersamai (mitra) fakultas dan prodi dalam mengawal akreditasi. Penjaminan mutu di tingkat prodi atau fakultas diangkat oleh dekan.
Adapun perbedaannya adalah ketersediaan ruangan khusus bagi penjamin mutu sebagai ruang kerja dalam pengerjaan borang akreditasi atau pengawasan penjaminan mutu secara umum. Di FITK UIN Yogya sudah tersedia, namun di FTIK IAIN Pontianak belum.
Perihal akreditasi prodi, FITK UIN Yogya sudah berorientasi pada akreditasi internasional dan anggaran yang berbasis pada kebutuhan prodi (80% serapan anggaran oleh prodi) untuk menciptakan program unggulan prodi, sedangkan di FTIK IAIN Pontianak belum berorientasi pada akreditasi internasional serta kebijakan anggaran masih berbasis pada institut (pusat).
FTIK IAIN Pontianak bisa mengambil langkah lebih awal untuk menjadi pelopor dan unggul dalam mereformasi kembali organisasi dan tata kelola institut dengan mengintegrasikan penjaminan mutu sebagai bentuk nyata komitmen dan investasi akan budaya mutu. Selain itu, prodi-prodi di lingkungan FTIK IAIN Pontianak bisa membuat pertimbangan kembali untuk mengajukan akreditasi tingkat internasional sebagai daya jual dan bentuk nyata budaya mutu. Tentunya upaya ini akan berhasil jika ada usaha bersama dari berbagai pihak, termasuk anggaran/keuangan sebagai basis utama pengajuan akreditasi internasional dan anggaran yang berbasis pada kebutuhan prodi. Dukungan infrastruktur juga diperlakukan dengan menyediakan ruangan khusus bagi penjaminan mutu fakultas dan prodi sebagai ruang kerja dan peningkatan standar mutu layanan/fasilitas.
Penulis: Oki Anggara, M.Si.